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中小企业OA系统选型误区浅析

 

2013年08月7日10:16 作者:德华信息软件

 

近些年来,随着中国经济的发展,社会的进步,企业信息化建设迅速发展,OA软件迅速普及,中小企业都纷纷上OA了,媒体和厂商都在大力宣传,各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA项目,相关OA产品也应接不暇,大企业对OA的认识接触比较早,而中小企业对OA的认识相对较,所以中小企业在OA选型时,在选与被选之间总有诸多“不对称”,以致背道而驰,难于“双赢”。

那么中小企业如何正确认识OA?在OA选型中存在哪些误区?

正确认识OA系统 OA系统只是帮忙我们更好的办公,提高工作效率,中小企业不能一味的追求高级、大型、功能多。中小企业不一定就要用大型的OA,因为一般大型的OA系统都需要有专业人员维护,而中小企业一般都没有专业的维护人员;时同,也不用去追求太多的功能,因为有些功能你跟本用不上,功能多了,还容易使你操作错误,使之更加不易用,有时多增加的功能可能还会影响到其它的功能;同理,也不用特别追求多高级,只要适合自己企业,够用,好用,易用就好了。一个易扩展、易维护、易用,适合本企业的OA系统,你于你这个企业来说就是最好的OA系统。所以中小企业OA系统选型时,千万不能一味的追求我就要选大公司的大型OA系统,我就要追求功能最多等。一定要记住最适合你的就是最好的。

中小企业OA选型的几点误区:

1、认为OA就是行政办公,就是收发文。 在OA刚刚出现的时候,政府和事业单位的确是OA的主要用户,OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用,也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA 的逐步发展,企业成为OA应用的广泛对象,OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统,OA发生了质的变化。所以德华信息软件认为OA作为办公系统,它需要结合不同的部门和岗位、人员,成为他们的个性化的办公系统才有生命力。就像德华信息软件OA软件,其实是为企业提供一个有形的“工作过程”管理平台,同时为员工提供一个无形的工作秘书。涵盖协同办公管理、行政公文管理、人事管理(HR)、费用报销管理、固定资产管理、为中小企业提供完整的管理解决方案,并为高层领导提供手机移动OA功能,拓展工作空间。所以不能片面的认为OA就是行政办公,就是收发公文。现代的OA是一个工作平台来的,非常多的事都可以在这个OA平台上完成,能加强企业管理、提升企业工作效率!

2、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。 德华信息软件认为OA系统作为一个管理平台,一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值,否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步,对管理层来说,企业实施OA是需要花费很大的人力,物力,财力去实现,关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。

所以OA平台对中小企业管理最起码有下面几个作用:

提升企业办公效率同时,重在执行力的提升 

OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务

规范公司的管理,避免人为的因素 

沟通和共享 ,通来OA平台实现信息共享与传递

知识的沉淀和痕迹的保留

通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工,这会大大缩短新员工的培训时间,并节省公司的培训费用。 

加强对员工日常行为的考核 通过OA系统,可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性,使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。

所以OA不是一个无纸化的软件,而是一个管理工具,通过它来贯彻企业管理制度的执行,传播企业文化,通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。

3、认为OA是ERP的一部分,认为OA很简单,是从属于其它系统 OA的管理思想与ERP完全不一样,ERP主要注重在物料,物流,资金的管理,是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样,OA注重对人和过程的管理,通过管人来管理具体的事务,这些事务每天都可能在变化,所以OA强调灵活性和协同性。

4、认为OA马上就可以见到效果,认为OA可以一蹴而就。 OA是一个系统工程,需要整体规划,分步来实施,关键是企业需要把目前最迫切,最关键,见效最快的需求先提炼出来,在此基础上逐渐加深应用,然后在扩展新的需求。目前很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以,其实OA的深度和广度可以很深很广,很多企业因为对OA的规划不了解,所以导致 OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好,然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上,分步实施需要的功能。 中小企业信息化是企业发展的必经之路,推广和实施OA,根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善,促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求,转变以往的思维方式和观点,让OA平台真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发,从企业战略出发,选择企业所需要的OA系统。 中小企业OA选型需要注意的问题以及误区非常多,德华信息软件这里只谈了其中的几个方面,更多关于中小企业如何进行OA选型的知识请到德华信息软件官网,或咨询德华信息软件专业人员。